CSVlastník dokumentu
Zahájí revizi a odpovídá za obsah, datum účinnosti a další kontrolu.
Procesy, dokumenty a lidé
Směrnice, u kterých je jasné, co platí.
Tvorba, schválení, publikace, seznámení zaměstnanců, revize a historie verzí bez papírových podpisových archů.
Pro vlastníky interních předpisů, kvalitu, HR a bezpečnost. Řízená dokumentace spojuje historii verzí s cílenou distribucí a evidencí seznámení zaměstnanců.
Prohlédnout postup
Od začátku do konce
Směrnice od pracovní verze po platné a dohledatelné znění.
Jedna pracovní verze
Autor připraví nové znění a připomínky se sbírají u jedné pracovní verze.
Schválení vlastníkem
Vlastník dokumentu a odpovědné role potvrdí obsah před jeho vydáním.
Platné znění
Zaměstnanci vždy otevřou právě tu verzi, která je v daný okamžik platná.
Seznámení zaměstnanců
Systém přidělí seznámení správným lidem a zaznamená, kdo je dokončil.
Revize a historie
Blížící se revize se připomene a starší znění zůstane v dohledatelné historii.
Kdo se zapojí
Kdo má co na starosti.
Připomínkující a schvalovatel
Pracuje nad jednou pracovní verzí a schválí přesně určené znění.
Zaměstnanec
Podle osoby, role nebo pracoviště dostane platnou verzi a potvrzuje seznámení svázané s konkrétní verzí a časem.
Kontrola
Dohledá schválení, cílové osoby, upomínky či eskalace a report kdo se seznámil a kdo ještě ne.
Co se stane při chybě
Revize, nesouhlas a náhrada verze
Připomínka vrátí pracovní verzi vlastníkovi. Nové znění se nestane platným, dokud neprojde schválením a nenastane datum účinnosti. Starší verze se uzamkne proti úpravám, ale zůstane dohledatelná. Systém hlídá termín další revize, posílá upomínky a podle nastavení eskaluje nesplněná seznámení.
Výsledek
Jeden označený platný dokument, pracovní a nahrazené verze, seznam schválení a doložitelná evidence, kdo se kdy seznámil s konkrétní verzí.
Produkt a napojení
Řešení naváže na systémy, které už používáte.
Formuláře, role a pravidla přizpůsobíme vaší práci. U napojení vždy zůstane jasné, odkud se berou platná data a kdo řeší chybu.
Prohlédnout produkt: Procesy, dokumenty a lidé →Související řešení
Co může na tento proces navázat
Stručné odpovědi
Časté otázky k tomuto řešení
Pro koho je toto řešení určené?
Pro vlastníky interních předpisů, kvalitu, HR a bezpečnost. Řízená dokumentace spojuje historii verzí s cílenou distribucí a evidencí seznámení zaměstnanců.
Co se stane, když podklad není v pořádku?
Revize, nesouhlas a náhrada verze. Připomínka vrátí pracovní verzi vlastníkovi. Nové znění se nestane platným, dokud neprojde schválením a nenastane datum účinnosti. Starší verze se uzamkne proti úpravám, ale zůstane dohledatelná. Systém hlídá termín další revize, posílá upomínky a podle nastavení eskaluje nesplněná seznámení.
Jaký je výsledek procesu?
Jeden označený platný dokument, pracovní a nahrazené verze, seznam schválení a doložitelná evidence, kdo se kdy seznámil s konkrétní verzí.
Další krok
Řešíte podobnou situaci?
Napište nám, jak to dnes probíhá a kde se práce zadrhává. Ozveme se s konkrétním návrhem dalšího kroku, ne s obecnou prezentací.
Popsat svou situaci