CS
Nákupy, objednávky a likvidační listy
Žádost, kontrola rozpočtu, schválení, objednávka a předání dokladu pokračují v jednom případu.
SIFYBOX · Procesy, dokumenty a schvalování
SIFYBOX: schvalování, dokumenty a vnitřní kontrola v jednom řízeném procesu
Platforma pro formuláře, workflow, generování dokumentů, rozpočtovou kontrolu, zástupy, podpisy a řízené uložení dokumentů.
Začněte tím, co řešíte
Co potřebujete zvládnout?
Ředitel na rybách
Počítač a token zůstaly doma. Sekretariát připraví dokumenty i podpisová místa; ředitel je s připojenou vzdálenou podpisovou službou vybere a podepíše třeba z mobilu.
Podívat se, jak to funguje →Faktura bez opisování
Příjem, vytěžení, věcná a rozpočtová kontrola, schválení a potom předání účetnímu nebo ekonomickému systému.
Podívat se, jak to funguje →
Lidé a čas
Nepřítomnosti, docházka, zástupy a výkazy práce propojené s projekty, cestami, mzdami a schvalováním.
Podívat se, jak to funguje →
Vnitřní kontrola v procesu
Příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní se správnými podklady a auditní stopou.
Podívat se, jak to funguje →
Smlouva od návrhu po evidenci
Šablona, připomínky, schválení, podpis, uložení a předání do eSSL.
Podívat se, jak to funguje →
Dokument dovnitř, případ ven
Lokální, cloudové nebo hybridní vytěžení s kontrolou člověka.
Podívat se, jak to funguje →Už jsme v OOD řešili
Od nákupu po přístup do budovy.
Tento výběr vychází ze skutečných definic procesů v našich aplikačních prostředích. Ukazuje, pro jaké agendy už máme zkušenost a použitelný základ; konkrétní kroky a odpovědnosti se upravují pro danou organizaci.
Smlouvy a podpis
Návrh smlouvy projde připomínkami, schválením, podpisem a evidencí bez hledání poslední verze v e-mailu.
Nepřítomnosti a souběžné vztahy
Zaměstnanec podá oznámení nebo žádost, odpovědné osoby ji posoudí a výsledek zůstane dohledatelný.
Pracovní cesty a vozidla
Cestovní příkaz, vyúčtování, soukromé i služební vozidlo a související doklady mají společný postup.
Projekty a závěrečné zprávy
Projektový formulář může spojit tým, rozpočet, cíle, výsledky, hodnocení a přílohy.
Internacionalizace a spolupráce
Žádosti o podporu, spoluřešitelské organizace a další podklady projdou určenými rolemi a stavy.
Převody peněz a pohledávky
Požadavek zachytí finanční zdroj, odpovědnosti, schválení i podklady pro ekonomický systém.
Přístupy do budov a sítí
Jedním formulářem lze řídit přístup do budov, připojení k síti, veřejnou IP adresu nebo oprávnění k licenci.
Poradenská centra
Požadavek se předá správnému typu poradenství, pracovníkovi a termínu při zachování řízených oprávnění.
Vnitřní dokumenty a jejich oběh
Dokument má určené příjemce, pořadí kroků, potvrzení, termíny a historii předání.
Skutečné potřeby organizací
Co organizace potřebovaly vyřešit
Příklady jsme anonymizovali. Vycházejí z konkrétních projektových zadání a popisují potřebu i řešený postup. U nabídkových zadání to neznamená, že byl celý uvedený rozsah také nasazen.
Fakulta vysoké školyŘešené v projektu
Jedno místo pro formuláře, schvalování a dokumenty
- Potřeba
- Fakulta chtěla postupně převést nákupní žádanky, objednávky, smlouvy, personální žádosti i projektové podklady z e-mailů do společného řízeného oběhu.
- Řešený postup
- Návrh počítá s jedním formulářem pro každou agendu. Ten vede žadatele i schvalovatele přes potřebné kroky, hlídá termíny a uchovává přílohy i historii rozhodnutí. Další agendy může fakulta přidávat postupně.
Napojení a návaznosti
- iFIS
- eSSL přes NSeSSS
- EPK
- DOG
- ZST
Výzkumný ústavŘešené v projektu
Dovolená, docházka a práce na projektech bez tří oddělených evidencí
- Potřeba
- Ústav potřeboval schvalovat nepřítomnosti, uzavírat měsíční docházku, počítat nárok na stravné a rozdělovat odpracovaný čas mezi projekty a zakázky.
- Řešený postup
- Návrh propojuje nepřítomnosti, docházku a výkazy práce. Schválená absence se promítne do docházky, odpracovaný čas se rozdělí mezi projekty a vedoucí vše zkontroluje na jednom místě.
Napojení a návaznosti
- EGJE
- iFIS
- personální data
- projekty a zakázky
Jihomoravský kraj · eÚřadŘešené v projektu
Materiál od přípravy po jednání rady nebo zastupitelstva
- Potřeba
- Kraj potřeboval vést materiály pro radu a zastupitelstvo přes přípravu, vyjádření dotčených odborů, kontrolu a předání k projednání. Při souběžné kontrole bylo zároveň důležité vidět, že se záznamem právě pracuje někdo další.
- Řešený postup
- OOD-eÚřad drží materiál, přílohy, role, stavy, úkoly a notifikace v jednom řízeném případu. U rozpracovaného záznamu může zobrazit informaci o souběžné práci, aby si kontroloři navzájem nepřepisovali rozdělané změny.
Napojení a návaznosti
- OOD
- DOG
- CUL
- spisová služba
- notifikace
Jihomoravský kraj · eDotaceŘešené v projektu
Dotace od podání žádosti po smlouvu a vyúčtování
- Potřeba
- Kraj řešil elektronické podání žádosti, formální kontrolu, rozhodnutí, smlouvu, změny v průběhu projektu, finanční vypořádání a hromadné výstupy pro další zpracování.
- Řešený postup
- eDotace propojují žádost v EPZ s navazujícími případy v OOD. Z uložených údajů vznikají smlouvy a další dokumenty, stav se předává mezi kroky a správci mohou připravit hromadné exporty žádostí a vyúčtování.
Napojení a návaznosti
- EPZ
- OOD
- DOG
- CUL
- spisová služba
- reporting a exporty
Přímo z aplikací
Podívejte se dovnitř.
Zveřejněné výřezy neobsahují osobní údaje.
Rozcestník procesních agend
Na jednom místě jsou agendy vozidel, internacionalizace, podpisů, projektů, smluv i založení dodavatele.
Žádanka o objednávku
Skutečný formulář vede dodavatele, dodání, platbu, položky a finanční zdroje.
Přechody a odpovědnosti žádanky
Definice ukazuje stavy, akce a způsob určení člověka odpovědného za další krok.
Workflow jednoho případu
Skutečný pohled na stavy žádosti a cesty, kterými může při schvalování projít.
Dokument ze šablony
Náhled oznámení ukazuje datová pole, opakované řádky a auditní údaje, které DOG doplní z případu.
Role a finanční odpovědnosti
Seznam a detail ukazují roli, finanční kombinaci, limit, prioritu a období platnosti přiřazení.
Schválení vyřazení majetku
Schvalovatel vidí typ majetku, datum vyřazení, odpisy i dostupná rozhodnutí.
Výběr způsobu elektronického podpisu
Nad otevřeným PDF si podepisující vybere čipovou kartu, systémové úložiště, soubor .p12 nebo připojenou vzdálenou podpisovou službu.
signer.ders.czZobrazit další 3 obrazovky
Schvalovací pravidla nepřítomností
Skutečná konfigurace přechodů ukazuje schválení, zamítnutí, vrácení k úpravě i storno.
Zástupy podle rolí a období
Zástup je omezený časem i konkrétními rolemi. Nepřítomnost z NEP může podle nastavení spustit odpovídající zástup.
Centrum podpory a dokumentace
Manuály, definice a informace k verzím lze filtrovat podle produktu a štítků.
Procesní základ a kontinuita práce
OOD řídí případ. Zástupy udrží práci v pohybu.
OOD · oběh a organizace dokumentů
Z formuláře, dokumentu nebo požadavku vytvoří řízený případ. Ohlídá stavy, role, termíny, přílohy, návraty k úpravě a historii.
Jak funguje OOD →Zástupy a nepřítomnosti · ZST
Zástup má vymezené období, osobu i role. Kolega převezme jen určené úlohy a v historii zůstane, kdo rozhodl.
Jak fungují zástupy →Docházka a výkazy práce
Docházka spojuje pracovní fond, příchody, odchody, cesty a absence. Výkaz rozdělí odpracovaný čas mezi projekty a zakázky.
Prohlédnout celou oblast →Další aplikační oblasti
Stejná platforma pomáhá i tam, kde je potřeba bezpečně vést agendu.
Zaměstnanecký portál
Jedna vstupní stránka pro úkoly, žádosti, oznámení a odkazy do provozních systémů. Sekce a dlaždice se konfigurují podle role a organizace.
Centrum podpory a dokumentace
Manuály, release notes, FAQ a cesta k podpoře rozdělené podle typu, štítků a oprávnění uživatele.
Poradenská centra
Od přijetí požadavku přes jednotlivé druhy poradenství až k dalšímu termínu. Přístup k citlivým údajům se řídí rolí pracovníka a pravidly organizace.
Vnitřní kontrolní systém
Finanční kontrola jako součást běžného procesu.
SIFYBOX propojí odpovědné role, pořadí kontrol, finanční zdroje, zástupy a auditní stopu do jednoho řízeného postupu. Konkrétní pravidla a odpovědnosti nastavuje organizace; systém pomáhá jejich dodržení vynutit a doložit.
Zákon o řízení a kontrole veřejných financí je účinný od 1. 1. 2027. Uvedené funkce podporují řízený proces a auditní stopu; samy o sobě nezaručují soulad konkrétního nasazení se zákonem. Pravidla musí potvrdit odpovědná organizace.
Jak funguje vnitřní kontrola →Výsledek, který zůstane stejný
Proces končí dokumentem. Ten uložíme do digitální skříně.
Stejně jako se dřív hotový papír založil do skříně, uloží SIFYBOX výsledný dokument do CUL nebo jej předá do spisové služby. Spolu s ním zůstávají dohledatelné podklady, rozhodnutí, podpisy a auditní vazba.
Výsledek se později nemusí znovu skládat aktuální verzí aplikace. Zůstane zachováno to, co bylo skutečně schváleno a vydáno — i když se mezitím změnila pravidla, tisk nebo způsob zaokrouhlení.
CUL je provozní dokumentová vrstva. Pokud dokument podléhá spisové evidenci, autoritativní evidenci zajišťuje napojená atestovaná eSSL.
Pro koho
Pro koho je řešení určené
✓Střední a velké firmy
✓Vysoké školy a výzkumné organizace
✓Veřejná správa
✓Organizace s více systémy a schvalovacími rolemi
Co se změní
Podporované údaje lze převzít z dokladu a předat dál bez ručního přepisování mezi e-mailem, tabulkou a ekonomickým systémem.
Nastavené role, limity, pořadí a princip čtyř očí se uplatní při průchodu případu.
Referent vidí frontu, výjimky a stav; vedení dostane dohledatelný výsledek.
Opakující se proces lze sestavit z připravených částí a dál upravovat podle agendy.
Od podkladu k výsledku
Co se stane po vložení podkladu.
01
Podklad na jednom místě
Formulář, PDF, e-mail nebo data z API vstoupí do jednoho řízeného případu.
02
Ověřená data
Systém připraví údaje a člověk opraví jen nejasné nebo chybné hodnoty.
03
Řízené rozhodnutí
Workflow zapojí finanční zdroj, zástupy i nezávislá schválení podle pravidel organizace.
04
Výsledek tam, kam patří
Dokument se podepíše a uloží; další úkol dostane účetní, ekonomický systém nebo spisová služba.
Očima uživatelů
Každý vidí svoji práci a odpovědnost.
Referent
Kontroluje vstup, opraví výjimku a sleduje, kde se případ nachází.
Příkazce a schvalovatel
Vidí podklady, rozpočet, předchozí kroky a může schválit, vrátit nebo odmítnout.
Interní nebo externí účetní
Dostane schválené podklady a zkontrolovaná data. Podle nastavení pracuje v procesu, ve svém systému, nebo řeší výjimky z konektoru.
Ředitel a kontrola
Má doložitelnou stopu rozhodnutí, oddělení rolí a přehled o výjimkách.
Integrace
Navazuje na to, co už používáte.
- Ekonomické systémy: GINIS, iFIS, JASU, SAP a Business Central
- Identity: Keycloak, Entra ID, OIDC, SAML, NIA, CAAIS a LDAP
- Atestovaná eSSL přes rozhraní podle NSeSSS
- HR, studijní systémy, registry, vzdálené podpisy a další API
Provoz a dodávka
Podle citlivosti a odpovědností.
- On premises — citlivá data zůstávají v infrastruktuře organizace
- Cloud — řízený provoz podle dohodnuté architektury
- Hybrid — lokální data a služby kombinované s vybranými cloudovými funkcemi
- Verzované Docker images — zákazník řídí pull a zapíná jen potřebné služby
- Dodávka DERS nebo vyškolený implementační partner
Stručné odpovědi
Časté otázky
Co je SIFYBOX?
SIFYBOX je platforma DERS pro formuláře, řízené workflow, dokumenty, kontroly, zástupy, schvalování, podpisy a předání výsledku do navazujících systémů.
Nahradí SIFYBOX ekonomický systém nebo spisovou službu?
Ne. SIFYBOX řídí proces a připraví dohledatelný výsledek. Účetnictví zůstává v ekonomickém systému a dokumenty určené pro spisovou evidenci lze předat do atestované eSSL prostřednictvím rozhraní podle NSeSSS.
Které agendy lze řešit pomocí SIFYBOX?
Typickými scénáři jsou přijaté faktury, vnitřní kontrola, smlouvy, elektronické podpisy, cestovní příkazy, nepřítomnosti, docházka, zástupy, výkazy práce, řízená dokumentace a příjem dokumentů s kontrolovaným vytěžením dat.
Co je OOD?
OOD je procesní základ SIFYBOXU. Z formuláře, dokumentu nebo požadavku vytvoří řízený případ s rolemi, stavy, termíny, přílohami a dohledatelnou historií.
Jak spolu souvisejí nepřítomnosti, docházka, zástupy a výkazy práce?
Nepřítomnosti a pracovní cesty vstupují do docházky, zástup během absence převezme jen vybrané role a pracovní výkaz rozdělí odpracovaný čas mezi projekty a zakázky. Vedoucí vše zkontroluje nad společným kontextem.
Další krok
Co dnes obíhá e-mailem, tabulkami nebo po kancelářích?
Popište nám, kde se práce zdržuje nebo ztrácí přehled. Řekneme vám, jestli na to máme hotové řešení a jak by mohl vypadat první krok.
Popsat, co potřebuji vyřešitPřejít do dokumentace →