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Purchasing, orders and invoice cover sheets
Request, budget review, approval, ordering and document hand-off continue in one case.
SIFYBOX · Arbeitsabläufe, Dokumente und Genehmigungen
Kontrollierte Arbeitsabläufe, Dokumente und Signaturen.
Eine einsetzbare Plattform für Formulare, Workflows, Dokumentenerstellung, Budgetprüfungen, Delegierung, Signaturen und vertrauenswürdige Speicherung.
Start with what you need
Was möchten Sie erledigen?
Die Führungskraft am See
Laptop und Token blieben zu Hause. Ein Assistent bereitete die Dokumente und Unterschriftenfelder vor; ein angeschlossener Fernwartungsdienst ermöglichte es der Führungskraft, die Dokumente auszuwählen und per Telefon zu unterschreiben.
See how it works →Rechnung ohne erneute Dateneingabe
Aufnahme, Extraktion, Validierung, Budgetierung, Genehmigung und ERP-Übergabe.
See how it works →
People and time
Absence, attendance, delegation and timesheets connected to projects, travel, payroll and approvals.
See how it works →
Interne Kontrolle im Arbeitsablauf
Genehmiger, Budgetverantwortlicher und Buchhalter mit Nachweisen und einem Prüfprotokoll.
See how it works →
Vertrag vom Entwurf bis zur endgültigen Fassung
Vorlage, Überprüfung, Genehmigung, Unterschrift, Speicherung und Übergabe der Aufzeichnungen.
See how it works →
Dokument rein, kontrollierter Fall raus
Lokale, Cloud- oder Hybrid-Extraktion mit menschlicher Überprüfung.
See how it works →Already modelled in OOD
From purchasing to building access.
This selection comes from real process definitions in our application environments. It shows agendas for which we already have experience and a reusable foundation; the exact steps and responsibilities are adapted for each organisation.
Contracts and signing
A contract moves through review, approval, signature and registration without searching email for the latest version.
Absence and concurrent employment
An employee submits a notice or request, responsible people assess it and the result remains traceable.
Business travel and vehicles
Travel orders, settlement, private or company vehicles and related records share one workflow.
Projects and final reports
A project form can combine the team, budget, goals, results, evaluation and attachments.
Internationalisation and collaboration
Support requests, partner organisations and supporting records move through defined roles and states.
Transfers and receivables
The request records the funding source, responsibilities, approval and finance-system inputs.
Building and network access
One form can manage building access, network connection, public IP or licence permissions.
Support and counselling centres
A request reaches the right counselling area, worker and appointment with controlled access.
Internal document circulation
The document has defined recipients, step order, acknowledgements, deadlines and hand-off history.
Workflow foundation and continuity
OOD manages the case. Delegation keeps work moving.
OOD · document workflow and organisation
Turns a form, document or request into a managed case with states, roles, deadlines, attachments, corrections and history.
How OOD works →Delegation and absence · ZST
Delegation is limited by period, person and roles. A colleague receives only the assigned tasks and the decision remains traceable.
How delegation works →Attendance and timesheets
Attendance combines working-time fund, arrivals, departures, travel and absences. Timesheets allocate worked time to projects and jobs.
View the complete area →Interne Kontrolle
Finanzkontrolle als Teil des alltäglichen Arbeitsablaufs.
SIFYBOX verknüpft Verantwortlichkeiten, Kontrollstrukturen, Finanzierung, Aufgabenverteilung und den Prüfpfad in einem einzigen, verwalteten Workflow. Die Organisation definiert ihre Regeln und Verantwortlichkeiten; das System unterstützt deren Durchsetzung und Dokumentation.
Das tschechische Gesetz über die Verwaltung und Kontrolle der öffentlichen Finanzen tritt am 1. Januar 2027 in Kraft. Diese Funktionen unterstützen einen kontrollierten Arbeitsablauf und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit; sie gewährleisten jedoch nicht automatisch die Rechtskonformität einer Implementierung. Die zuständige Organisation muss ihre Regelungen bestätigen.
Tschechisches Gesetz Nr. 231/2025 ↗
Wie interne Kontrollen funktionieren →Ein Ergebnis, das gleich bleibt
Der Arbeitsablauf endet mit einem Dokument. Wir legen es im digitalen Archiv ab.
So wie früher eine fertige Papierakte in einem Schrank abgelegt wurde, speichert SIFYBOX das endgültige Dokument in CUL oder übergibt es der Dokumentenverwaltung. Eingaben, Entscheidungen, Unterschriften und die Prüfbeziehungen bleiben nachvollziehbar.
Das Ergebnis muss nicht nachträglich mit der aktuellen Anwendungsversion rekonstruiert werden. Was tatsächlich genehmigt und freigegeben wurde, bleibt erhalten, selbst wenn sich Regeln, Drucklayouts oder Rundungen geändert haben.
CUL ist die operative Dokumentenebene. Wo ein formelles Records Management Anwendung findet, bleibt das angeschlossene, zertifizierte elektronische Records-System maßgebend.
Für wen
Für wen die Lösung gedacht ist
✓Mittelgroße und große Organisationen
✓Universitäten und Forschungsorganisationen
✓Öffentliche Einrichtungen
✓Organisationen, die mehrere Systeme und Genehmigungsrollen miteinander verbinden
Was ändert sich?
Dokumente werden nicht mehr manuell zwischen E-Mail, Tabellenkalkulationen und ERP-Systemen hin- und hergeschoben.
Im Arbeitsablauf werden klar definierte Rollen, Grenzen, Abläufe und die Vier-Augen-Regel durchgesetzt.
Die operativen Teams sehen Warteschlangen und Ausnahmen; das Management erhält ein nachvollziehbares Ergebnis.
Wiederverwendbare Prozessbausteine reduzieren den einmaligen Entwicklungsaufwand.
Vom Input zum Ergebnis
Was passiert, nachdem die Eingabe eingegangen ist?
01
Eingabe an einem Ort
Ein Formular, eine PDF-Datei, eine E-Mail oder eine API-Payload wird zu einem kontrollierten Fall.
02
Verifizierte Daten
Das System bereitet die Daten auf, und eine Person korrigiert lediglich unsichere oder ungültige Werte.
03
Kontrollierte Entscheidung
Der Arbeitsablauf wendet Finanzierung, Delegation und unabhängige Genehmigungen gemäß den Organisationsregeln an.
04
Das Ergebnis, wo es hingehört
Das Dokument wird unterschrieben und archiviert und anschließend an die Buchhaltung, das Finanzwesen oder die Aktenverwaltung weitergeleitet.
Nutzerperspektiven
Jeder erkennt seine Aufgabe und Verantwortung.
Operationsspezialist
Prüft eingehende Fälle, klärt Ausnahmen und weiß, wo sich jeder Fall befindet.
Genehmiger
Sieht die zugrundeliegenden Daten, Budgets und früheren Entscheidungen; kann genehmigen, zurückgeben oder ablehnen.
Buchhalter
Empfängt kontrollierte Daten und Dokumente, die ohne erneute Eingabe direkt in das Finanzsystem eingebunden werden können.
Führungskraft und Qualitätssicherung
Erfasst Nachweise über Entscheidungen, Funktionstrennung und Ausnahmen.
Integrationen
Verbinden Sie, was Sie bereits verwenden.
- ERP- und Finanzplattformen über versionierte Schnittstellen
- Identitätsprüfung über Keycloak, OIDC, SAML oder den Kundenanbieter
- Integration der elektronischen Datensatzverwaltung
- Personalwesen, Forschung, Register und spezialisierte APIs
Bereitstellung und Auslieferung
Im Einklang mit Sensibilität und Verantwortungsbewusstsein.
- Vor Ort – sensible Daten verbleiben innerhalb der Organisation
- Cloud – verwalteter Betrieb basierend auf der vereinbarten Architektur
- Hybrid – lokale Daten kombiniert mit ausgewählten Cloud-Diensten
- Die Umsetzung erfolgt durch DERS oder einen Implementierungspartner.
Nächster Schritt
What still moves through email, spreadsheets or office rounds?
Tell us where work slows down or loses visibility. We will tell you whether we have a ready solution and what a sensible first step could look like.
Describe what I need to solveZur Dokumentation →